【#功夫快讀一點】080
※※※ 「聰明」工作,優先於努力工作 ※※※
要提早下班、要有效完工作、要成為高效能的人,方法無他,就是做任何事情都可以「比別更快一步」,那麼一定要學會的就是活用 Google 的100個工作技巧
#郵件Hack:打破阻礙生產力的第一道牆
提案1:不要花很多時間整理信箱
提案2:不要做無謂的郵件分類
提案3:像老闆一樣不處理瑣碎郵件
提案4:不要讓過去阻礙現在的專注
提案5:不動手,讓次要郵件自動處理
提案6:不要重複編輯制式郵件
提案7:不要漏看重要VIP郵件
提案8:減少失誤也就是節省時間
提案9:從根本處減少無用郵件量
提案10:從根本處減少出錯郵件量
提案11:減少切換郵件的換頁時間
提案12:減少寄出修正郵件時間
提案13:簡單斷絕不再需要的資訊干擾
提案14:節省寄送大量客製化郵件時間
提案15:節省寄送大量客製化檔案時間
提案16:提升效率的5個郵件處理心法
#時間Hack:建立無漏洞的任務管理
提案17:把雜事工具變成生產力工具
提案18:延後處理反而快一步完成
提案19:延後次要雜訊的干擾時間
提案20:抓住有效的下一步行動
提案21:不如把信箱直接當作任務清單
提案22:學會收集想法也是節省時間
提案23:專注在今天要做的事
提案24:不要用行程安排任務
提案25:有效承諾時間就會有時間
提案26:你不一定需要鬧鐘提醒
提案27:讓機器秘書幫你安排時間
提案28:讓Outlook與Google同步
#專案Hack:排程規劃與高效率管理
提案29:更快找到專案資料的命名法
提案30:迅速處理任務的檔案管理法
提案31:打破資料夾限制的檔案使用
提案32:建立專案文件互連資料庫
提案33:用Trello管理Google專案檔案
提案34:用Evernote整合Google檔案
提案35:用Google日曆管理會議檔案
提案36:不再浪費時間約時間
提案37:一次建立大量專案行程
提案38:快速跟專案團隊成員溝通
提案39:幫雲端硬碟建立專案看板
提案40:用試算表畫甘特圖更簡單
#溝通Hack:零失誤的協同合作流程
提案41:改掉溝通零散不同步的習慣
提案42:改掉用郵件通知改報告的習慣
提案43:加快「收」檔案的進度
提案44:反而更不怕別人亂改文件
提案45:貼心讓對方不用下載回傳檔案
提案46:節省還原之前文件版本的時間
提案47:更準確高效率的文件合作進度
提案48:加快多人校稿的工作速度
提案49:不出錯的多人表格編輯
提案50:無阻礙的團隊專案進度溝通
提案51:無阻礙的想法與任務清單合作
提案52:無阻礙建立專案資料平台
提案53:無阻礙建立課程學習平台
#文書Hack:不加班的生產力提升秘技
提案54:從減法工作開始
提案55:不用花時間找簡報文書圖庫
提案56:不要浪費額外時間設計簡報
提案57:不要重複一樣的複製貼上動作
提案58:別再捲動!用大綱跳轉內文
提案59:省打字時間!善用聽寫輸入
提案60:省切換時間!雲端編輯Office
提案61:省排版時間!合併列印信封
提案62:省剪貼時間!建立寫稿便利貼
提案63:省製圖時間!用自動統計分析
提案64:省修改時間!同步的報告圖表
提案65:省畫表格時間!文字轉表格
提案66:省問卷時間!活用表單技巧
提案67:讓報名表自動到期結束
提案68:省計算分數時間!開線上測驗
提案70:不用再花時間謄寫紙本文字
提案71:離線也不用暫停雲端編輯
#整理Hack:個人到團隊的資料重整術
提案72:搜尋,是最省時間的第一步
提案73:用搜尋來取代翻找資料
提案74:用搜尋來取代分類照片
提案75:收集大家照片最省事方法
提案76:控管企業檔案最便利方法
提案77:整理硬碟空間最快速方法
提案78:清理雲端容量最有效方法
提案79:搜尋統整資料的最聚焦方法
提案80:收集即時資訊的最懶人方法
提案81:統整多個Gmail帳號資料
#辦公室Hack:不再浪費時間的工作流程
提案82:一個不需維護的雲端作業系統
提案83:更省事的無紙化線上傳真
提案84:免列印完成線上文件簽名
提案85:免下載線上編輯註解PDF
提案86:更快速線上中文PDF轉文件
提案87:在雲端硬碟完成圖檔修圖
提案88:在雲端硬碟繪製流程圖
提案89:在雲端硬碟繪製心智圖
提案90:在雲端硬碟製作甘特圖
提案91:在雲端硬碟解壓縮檔案
提案92:保持系統的一致與同步
#生活Hack:聰明工作也要聰明生活的技巧
提案93:更有效率更有樂趣的記帳方法
提案94:為自己量身打造線上日記
提案95:設計一張生活遊戲挑戰表
提案96:自動保存的旅行回憶
提案97:輕鬆用照片寫遊記
提案98:自動為夢想找到時間
提案99:丟掉紙本地圖的高效旅遊計畫
提案100:依賴Google導遊的輕鬆旅行
※※※ 來源《比別人快一步的 Google 工作術:從職場到人生的100個聰明改造提案》※※※
同時也有6部Youtube影片,追蹤數超過89萬的網紅PAPAYA 電腦教室,也在其Youtube影片中提到,目錄 00:00 開場白 00:10 #01 設定郵件帳號 01:27 #02 建立簽名檔 02:36 #03 延遲傳送 03:05 #04 新增連絡人 04:14 #05 匯入連絡人 05:19 #06 連絡人群組 06:16 #07 副本/密件副本 07:15 #08 封鎖垃圾郵件 08:09 ...
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Google 開放新功能!這一次可以真的把 Yahoo、Outlook、 Hotmail 信箱整合到 Google Now 與 Google Inbox ,讓 Yahoo 郵件也能自動排旅遊行程、自動分類、產生生活助理的購物、旅遊卡片,一起來看看我的實測: http://www.playpcesor.com/2016/02/google-now-inbox-yahoo.html
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EXCEL提高工作效率與資料庫雲端設計影音分享
完整教學影音DVD分享申請 http://goo.gl/aQTMFS
為了讓中南部或無法配合上課的學員,想無痛學會 EXCEL VBA入門與進階、APP與Android程式開發,
又無法遠地奔波的學員所建立的機制,可以依自己的時間學習,
完整收錄上課影音,也提供上課範例與補充資源等。
EXCEL VBA入門班:
1.常用函數2.進階函數應用3.從函數到VBA設計4.如何自訂函數5.VBA程式設計入門
EXCEL VBA進階班:
1_資料輸入自動化2_表單與資料庫3_工作表合併與匯出資料庫4_EXCEL當資料庫與查詢系統建立
5_快速自動分類(業務或產品)6_工作表排序(大到小、筆畫、清單)7_工作表處理 8_活頁簿與檔案處理
VBA入門:
光碟10.Excel2003進階與函數應用 共21小時課程(公務人員訓練處)
光碟11.Excel2010進階與函數應用 共21小時課程(公務人員訓練處)
光碟12.Excel函數與VBA設計 共48小時課程(勞工大學)
光碟13.Excel函數與VBA雲端班 共30小時課程(自強基金會)
光碟17.EXCEL函數、VBA與資料庫(自強基金會2012年新課程)
光碟25_EXCEL函數與VBA設計(2013)
勞工大學48小時上課,約20小時完整上課錄影 VBA進階與資料庫:
光碟22.EXCEL_VBA自動化(自強基金會)
(光碟15.EXCEL VBA程式設計 共16週課程(勞工大學)
光碟26_EXCEL2007辦公自動化(2013)
自強工業基金會42小時上課,約15小時完整上課錄影
光碟27_EXCEL2010辦公自動化(2013)
東吳進修推廣部 32小時上課,約12小時完整上課錄影
新課程EXCEL VBA辦公自動化順利在自強基金會開始第一次上課,
主要目標能延續入門課程,進一步延續前課程,把函數變成VBA,
VBA設計自動化與VBA與資料庫當成重要課程目標。
上課用書:
Excel VBA一點都不難:一鍵搞定所有報表
作者: Excel Home
出版社:博碩
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超圖解 Excel VBA 基礎講座
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吳老師 105/1/19
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outlook自動分類 在 Microsoft OutLook,當已讀取郵件自動移動資料夾,是否有這種 ... 的推薦與評價
可以把「未讀取」的郵件通通都找出來… 另外,如果有特殊的信件,一次就可以幫你分類好了!不用等自己分類哦!^^. ... <看更多>
outlook自動分類 在 [閒聊] OUTLOOK心得分享- 看板intltrade - 批踢踢實業坊 的推薦與評價
在上一篇推文裡面提到用OUTLOOK對信件做標示的方法
想想乾脆來分享一下我使用OUTLOOK的心得
也許有版友有更精進的使用方法
那也請一起來參加討論吧!
之前待在貿易公司的時候
客人的數目+廠商的數目
在某些很忙的季節裡
每天一開OUTLOOK
就可以收到一大堆的信件
所以用OUTLOOK來做信件管理
可以讓工作順利進行
該回的信不會漏了回
現在依舊是做貿易
不過只要單一對自己的工廠
但是因為接ODM和OEM單子
所以工廠對口的部門也很多
再加上還要對客人指定的配合廠商
所以案子一多事情一雜
信件的管理也就很重要啦
大家每天早上做的第一件事是啥咧
我的話 是邊吃早餐邊開OUTLOOK看信件
看到客人傳來的水單 心情就很愉快
看到客人傳來的客訴 心情就很烏雲
看到工廠傳來的生產延交 會覺得哇咧之前不是才延過?
看到美工和工程還有RD傳來的圖檔OK的通知
就會很開心地點開FTP收圖檔
同時祈禱那個圖最好是不要給我畫錯
在以上這些實況發生的同時
我會就每一封信的重要性和性質
用旗幟做標示
我的標示顏色大致如下:
當天要處理回覆客人的 -RED
樣品和備品需求 -BLUE
客人通知要來台 -GREEN
只是照會看完就可以歸類的郵件 -直接打勾
客人有關品質工程問題的郵件 -把客人的英文信件開轉寄 先存到草稿
所以在吃完早餐的同時
也把早上收到的郵件做了分類
我會把前一天的應做事項拿出來看
應做事項是我的簡單筆記
很簡單用單面空白的癈紙印上格線
因為不是每件事處理都是用EMAIL進行
要在SKYPE上確認的事情
還有要補的什麼系統單據
要撥電話去問的事項
我都會把這些寫上去
完成的就用螢光筆mark起來
追加的就再標上去
這筆記不是每天更新
我會看狀況再重寫一張
email中當天要處理的事
我會把它簡單寫到應做事項中
當天處理好了 也確實回信給客人之後
就會把標RED的打勾 這就表示這封郵件處理完成
打勾的郵件 重要的等待客人回覆的我會留在收件夾
如果只是單純的水單或是通知 打勾後就會移到客人的資料夾
重要的信件 等到隔天收到客人的回覆
就可以把昨天同樣主題的郵件丟到客人的資料夾
就不會有一堆同樣主旨的郵件留在收件夾裡面
標示BLUE的是樣品和備品的追蹤
只要是收到這樣的需求
我就會標上藍色
當天就會和大陸工廠的業助確認何時可出
有了交期就回信給客人
用旗幟標示的好處是
就算回信、轉寄
只要不去打勾或換顏色
這封郵件就會一直標示這個顏色
就算不小心移到某個資料夾
只要點待處理信件這個資料夾
就會把所有有標旗幟的信件列出來
樣品和備品寄出後要通知客人快遞號碼
這時一直留在收件夾的郵件
只要一點回覆就可以馬上回給客人
不用在資料夾裡找半天
標示GREEN的 就是跟客人的來訪有關
因為我在台灣 工廠在大陸
有時候客人來台 或是去工廠
工廠的話就要請大陸的業務接待
所以這些郵件我會特別用GREEN標示
如果像是有些版友的客人
是來自那種需要給他邀請函申請VISA
或是需要去外交部進行兌保的國家
光是要幫客人處理的事情就一堆
那分開一個顏色做旗幟
就會非常的好用
OUTLOOK其實是很多功能的一個信件軟體
我覺得它和OUTLOOK EXPRESS最大的差別
就是它會把信件按日期分今天、昨天、上週、上月
所以除了把信件分顏色之外
還可以知道那些一直留在收件夾的郵件
到底拖了多久還沒有回應
或是拖了多久還沒有寄出樣品
像是客人一個月前說要來台灣
信件就在最前面的日期
隔了二週就該去問客人訂的班機資訊
好來安排飯店接機這些事宜
這點是和陽春的OUTLOOK EXPRESS最大的不同
當然OUTLOOK也有排行程和記事的功能
這部份我還真的沒用過
就無法跟大家分享心得了
深深覺得分門別類建立資料夾去分類EMAIL
是一件很重要的事情
工欲善其事 必先利其器
所以好好使用OUTLOOK這個工具
絕對會事半功倍 好處多多
上面忘了提
除了收到的email
我也會把寄件備份的郵件做整理
所以我的OUTLOOK左邊的資料夾大致如下
收件夾
EUROPE-歐洲
AAAAAA
OUT
MODEL AAA 專案
BBB
OUT
CCC
OUT
ABC都是客人的名稱
我會按地區來分資料夾
屬於專案的來龍去脈郵件就會歸到專案
等到開模和承認樣都OK 客人開始下大貨訂單 才算結案
至於寄件備份 我大概一個月會整理一次
只要按收件人排序 同個收件人的就可以批次拉進該客人的OUT夾裡
OUTLOOK還有功能強大的"關連郵件"搜尋
只要主題相同 就可以找到這封郵件的一串相關郵件
在回溯哪封郵件客人同意了卻翻臉不認帳時 超級好用啊!
話說在我剛畢業的時候
大家都還不常用EMAIL來溝通
曾經EMAIL還變成我和同事的另類MSN
到了現在 公司內外部都用EMAIL來溝通
所以有效管理郵件就很重要
只不過各人有各人的方法
但是強烈推薦還在用OUTLOOK EXPRESS的版友
還有深深被一堆郵件困擾的版友
來改用OUTLOOK吧!
請別擔心原先OUTLOOK EXPRESS的資料夾和郵件會不見
這些都可以匯出到OUTLOOK的啦!
(打到這裡 我要申明我絕對沒有收賣扣瘦夫特公司的錢來打廣告!!!)
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酒醉的詩人在昏沈的夜 寫下千古的寂寞
那悲傷的歌手在無人的角落 唱著孤獨的歌
今天和昨天有什麼不同 一樣的日子要過
所以忙碌的人繼續追逐時間 卻只能在歲月裡隨波逐流
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※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc)
◆ From: 61.63.111.135
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